Lohnt sich der Wechsel zu einer Cloud-ERP oder sind solche Lösungen zu teuer und zu kompliziert? Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelgroße, zögern, ihre alte Software durch ein modernes Cloud-ERP-System zu ersetzen. Und lassen sich dabei oftmals von Fehlannahmen oder Vorbehalten leiten, die längst überholt oder gar widerlegt wurden. Wir haben die wichtigsten Argumente für einen Umstieg sowie die besten Fördermittel für Ihren Wechsel zusammengefasst.

Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen sahen lange Zeit von einer ERP-Lösung ab, weil sie Bedenken wegen der Kosten hatten oder glaubten, sie benötigten aufgrund ihrer Größe keine ERP-Lösung – letzteres gaben beispielsweise 49 Prozent der Befragten bei einer Studie des Beratungsunternehmens Aberdeen Group aus dem Jahr 2017 an. Neuere Erhebungen wie die aktuelle Studie von IDG Research Services von Oktober 2020 kommen diesbezüglich zu völlig anderen Ergebnissen. Demnach sind mittlerweile deutlich mehr Mittelständler zu der Erkenntnis gelangt, dass ein Umstieg auf eine geeignete, weil moderne Cloud-ERP-Lösung der notwendige nächste Schritt in ihrer Unternehmensentwicklung sein muss.

Für alle, die noch immer zögern, haben wir hier die wichtigsten Argumente für einen Umstieg auf ein Cloud-ERP-System zusammengefasst.

Wechselgrund 1: Altsysteme sind Kostentreiber

Ein wichtiger Faktor, der im Zusammenhang mit einem Umstieg auf ein modernes Cloud-ERP-System regelmäßig übersehen wird, sind die enormen Ausgaben, die Altsysteme verursachen. Viele Unternehmen halten viel zu lange an ihren längst überholten und schwerfälligen Softwares fest, weil sie zwar die Kosten für eine neue ERP-Lösung zu kennen glauben, sich aber über die Jahre an die Ausgaben für ihre bestehenden Systeme gewöhnt haben. Und zwar sowohl an fortlaufende Zahlungen für Wartungsarbeiten und Aktualisierungen als auch an unerwartete Einzelausgaben für Reparaturen oder Anpassungen, wenn sich betriebliche Abläufe verändern. Völlig außen vor bleiben bei dieser Sichtweise natürlich auch die versteckten Kosten wegen entgangener Einnahmen, die durch Verbesserungen an betrieblichen Prozessen in allen Unternehmensbereichen hätten erzielt werden können.

CTA_ROI_WP

Wechselgrund 2: Wer wachsen will, muss wechseln

Die Aberdeen Group hat errechnet, dass alleine die Wartungskosten von Altsystemen jährlich etwa 16% bis 20% ihres aktuellen Listenpreises betragen. Das bedeutet, dass Unternehmen solche Systeme alle fünf bis sechs Jahre quasi erneut kaufen. Hinzu kommt, dass jeder Monat, den ein Unternehmen die Anschaffung eines modernen ERP-Systems hinauszögert, zu noch stärkeren Effizienzeinbußen und letztlich zu noch höheren Einnahmeverlusten führt.

Das Fazit der Studie: Wenn ein Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, muss es ein modernes ERP-System einsetzen, um sein volles Potenzial ausschöpfen und weiter wachsen zu können. Wer dies nicht tut, bleibt unter seinen Möglichkeiten und wird langfristig von der Konkurrenz abgehängt. Das bestätigt auch der Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 mehr als 2000 kleine und mittelgroße Unternehmen befragt haben, die sich derzeit im Prozess der digitalen Transformation befinden: Jeweils 40 bis 50 Prozent gaben an, dass sich Umsatz, Absatz, Betriebsergebnis und Kundenzufriedenheit durch eingeführte Neuerungen verbessert hätten.

Wechselgrund 3: Cloud-ERPs für geringere IT-Ausgaben

Eine eigene IT-Infrastruktur kostet Geld – und zwar immer, egal ob sie gerade voll ausgelastet ist oder nicht. Selbst wenn Belastungsspitzen nur hin und wieder vorkommen, müssen immer entsprechende Kapazitäten vorgehalten werden, um im richtigen Moment gewappnet zu sein. Das ist eine Verschwendung von Ressourcen, die in vielen Unternehmen mit gekauften On-Premise-Lösungen zum Alltag gehört. Cloud-ERP-Systeme lassen sich im Gegensatz dazu flexibel skalieren und an die jeweiligen Belastungen anpassen. Dabei berechnen seriöse Cloud-ERP-Anbieter selbstverständlich nur das an Rechenkapazitäten oder Speicherplatz, was auch tatsächlich genutzt wird. Das gleiche gilt natürlich für die Mitarbeiter in eigenen IT-Abteilungen, die unabhängig von der tatsächlichen Arbeitsbelastung bezahlt sein wollen.

notify2xDie größten ERP-Mythen widerlegt:

  • Zu teuer und komplex für mein Unternehmen?
  • Eine Einführung legt mein Unternehmen für Monate lahm?
  • Ich benötige IT-Spezialisten zur Wartung des ERP-Systems?

Eine aktuelle Studie räumt mit den gängigsten Vorbehalten gegenüber ERP-Systemen auf! Jetzt lesen und die wahren Vorteile moderner ERP-Systeme entdecken!

Wechselgrund 4: Größere Sicherheit zum kleinen Preis

Laut Techconsult sind mittelständische Unternehmen besonders interessiert an Themen, die mit IT- und Informationssicherheit sowie Datenschutz zu tun haben. Und genau hier existieren nach wie vor völlig falsche Vorurteile gegenüber Cloud-ERP-Lösungen: Da die Daten nicht im eigenen Haus gehostet sind, sondern über eine Internetverbindung bei einem Cloud-Anbieter abgerufen werden, seien sie weniger gut vor Zugriffen Fremder gesichert. Das genaue Gegenteil ist der Fall: Seriöse Cloud-ERP-Anbieter nutzen hierzulande deutsche Rechenzentren, die weltweit als führend gelten, wenn es um Datensicherheit geht. Und weil Datensicherheit ein erfolgskritischer Teil ihres Kerngeschäfts ist, sind sie einzelnen IT-Abteilungen in Unternehmen diesbezüglich weit voraus.

Wechselgrund 5: Zufriedene Mitarbeiter, besseres Betriebsklima, geringere Fluktuation

Wenn die Ergebnisse der eigenen Arbeit gut sind und entsprechend Anerkennung finden, Abläufe einfach und reibungslos vonstattengehen und kein Stress durch unvorhergesehene Ereignisse entsteht, dann sorgt das für eine höhere Miterbeiterzufriedenheit und ein besseres Betriebsklima. Positive Folgen sind bessere Leistungen, weniger Krankheitstage, eine geringere Fluktuation und weniger Verluste durch die Einarbeitung neuer Kräfte. Kurz gesagt: Der Wechsel auf ein Cloud-ERP-System sorgt auch im Bereich Human Resources für mehr Effizienz und entsprechende Einsparungen.

Wechselgrund 6: Gesamtüberblick und Business Intelligence für bessere Entscheidungen

Wichtige Unternehmenskennzahlen errechnet ein modernes ERP-System mit Business-Intelligence-Funktionen automatisch und stellt sie auf übersichtlichen Benutzeroberflächen dar, die sich mit wenigen Mausklicks individuell anpassen lassen. So kann etwa die Einkaufsabteilung in Echtzeit die Bestände prüfen, oder der Vertriebsleiter die aktuellen Verkaufszahlen auf seinem Bildschirm überwachen – und entsprechend fundierte Entscheidungen treffen. Das gilt selbstverständlich auch für die Geschäftsleitung. Und wer die richtigen Entscheidungen trifft, der hat Erfolg im Wettbewerb.

Wechselgrund 7: Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern verbessern

Wir alle sind es seit Jahren gewohnt, Produktrecherchen, Preis- und Leistungsvergleiche sowie Käufe und Serviceanfragen bequem online am Bildschirm zu erledigen – sowohl privat im B2C- als auch im B2B-Bereich. Wer als Unternehmen entsprechende Erwartungen seiner geschäftlichen Umwelt nicht erfüllt, verliert heute schnell den Anschluss. Die Voraussetzung für solche Kundenerlebnisse und Geschäftspartnerschaften ist eine moderne Cloud-ERP-Lösung. Denn erst mit einer zentralen 360°-Unternehmensplattform, die alle relevanten Daten gebündelt und strukturiert vorhält, ergeben ein Online-Shop, ein Passwort-gesicherter Partner-Zugang zum System oder ein voll ausgereiftes, individualisiertes Kundenportal überhaupt Sinn. So sorgt ein Cloud-ERP für enge, nachhaltige Kundenbeziehungen, die langfristig Umsätze generieren.

Chart_UpStaatliche Förderung von ERP-Projekten

Auch die Politik in Deutschland hat längst erkannt, dass mittelständische Unternehmen im Zuge der Digitalisierung von modernen Cloud-ERP-Systemen stark profitieren. Deshalb werden Investitionen in ERP-Systeme heute staatlich gefördert. Ein weiterer triftiger Grund, warum sich ein Wechsel lohnt.

Staatliche Fördermittel auf Bundesebene 1:

Unter dem Titel „Digital jetzt – Investitionsförderung für KMU“ (kleine und mittlere Unternehmen) legt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie seit Anfang September 2020 ein Programm zur Förderung der Digitalisierung im Mittelstand auf, damit dieser die Potenziale des digitalen Wandels besser ausschöpfen kann. Das Programm bietet finanzielle Zuschüsse für die Anschaffung digitaler Technologien und die entsprechende Qualifizierung von Beschäftigten. Es richtet sich an Betriebe aller Branchen – einschließlich freier Berufe und Handwerksbetriebe – mit drei bis 499 Beschäftigten. Nähere Infos gibt es hier.

Staatliche Fördermittel auf Bundesebene 2:

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle stellt auf seiner Website Anträge zur Verfügung, die Unternehmen auch direkt online einreichen können. Voraussetzung ist dabei, dass ein Unternehmen bereits seit einem Jahr existiert und auch Beratungen zu anderen Themen in Anspruch nehmen will. Darunter kann dann auch eine ERP-Beratung fallen – und ERP-Beratungskosten können zuweilen einen nicht zu unterschätzenden Anteil an den ERP-Gesamtkosten ausmachen. Das Antragstool ist hier verfügbar.

Staatliche Fördermittel auf Landesebene

Die Fördermittel werden von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich gehandhabt. Eine gute Anlaufstelle und Informationsquelle sind hier die Investitions- und Förderbanken, die auch die jeweiligen Kriterienkataloge aufstellen.

Weitere Fördermittel können günstige, langfristig angelegte Darlehen sein, die es über die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) gibt, und die man über Hausbanken beantragen kann.