Auch am Großhandel ist das Krisenjahr 2020 nicht spurlos vorübergegangen, die Umsätze gingen zurück, die Finanzmittel sind knapp und zusätzliche Kosten belasten die Unternehmen. Deshalb ist es jetzt umso wichtiger, kosteneffizient zu arbeiten und Prozesse zu optimieren. Wir zeigen in diesem Beitrag, wie der Großhandel durch die Digitalisierung zentraler Bereiche zukunftsfähig bleibt.

Neben der aktuellen akuten Krisensituation sind es auch langfristige Entwicklungen wie Globalisierung und digitaler Wandel, die zu immer mehr Komplexität im Großhandel führen. Für die betroffenen Unternehmen wird es zusehends schwieriger, den Überblick zu behalten und profitabel zu arbeiten. Zudem erwarten Kund:innen immer neue Services – nicht zuletzt, weil global agierende digitale Pure-Player wie Amazon ins B2B-Geschäft vordringen und Einkäufer:innen dort bequeme Shopping-Erlebnisse wie im B2C-Bereich bieten.

Gleichzeitig eröffnen sich dem Großhandel aber auch neue Chancen, etwa durch zusätzliche digitale Vertriebskanäle und moderne Technologien wie intelligente Cloud-ERP-Systeme, die mit smarten Lagerverwaltungsfunktionalitäten punkten. Diese sorgen für massive Verbesserungen bei Produktivität und Genauigkeit und bieten ein riesiges Potenzial für Optimierungen bei allen Prozessen im Großhandel.

Nachfolgend stellen wir zehn Möglichkeiten vor, mit denen Großhändler ihre Prozesse optimieren können:

10 Tipps, wie der Großhandel seine Prozesse optimiert und Kosten senkt

Inhaltsverzeichnis

1.  Auftragsverwaltung und Fulfillment automatisieren mit modernen ERP-Systemen

2. Bestandsmanagement optimieren mit integriertem Warenwirtschaftssystem

3. Operative Exzellenz durch Technologie: Kommissionierung schnell und fehlerfrei

4. Mehrere Lagerstandorte verwalten, effiziente Logistik-Optionen nutzen

5. Geschäftsdaten sammeln, auswerten und nutzen

6. Kundschaft im Blick: Daten sammeln, auswerten und nutzen

7. Zufriedene Kundschaft durch Self-Service-Optionen im Kundenportal

8. Volle Kontrolle im Außendienst

9. Neue Vertriebskanäle: Omnichannel für mehr Umsatz und neue Zielgruppen

10. Umsätze fördern durch flexible Preisgestaltung, Aktionen und Rabatte

1. Auftragsverwaltung und Fulfillment automatisieren mit modernen ERP-Systemen

Moderne, modular aufgebaute und flexibel erweiterbare Cloud-ERP- bilden als übergeordnete Host-Systeme das Software-seitige Rückgrat für alle Prozesse im Großhandel. Im ERP werden alle Daten miteinander verknüpft und zentral gespeichert, so dass alle Abteilungen in Echtzeit darauf zugreifen können.

Smarte Prozesse sorgen für Zeitersparnis

  • Bestellungen und Wareneingänge werden innerhalb des ERP-Systems ans integrierte Warenwirtschaftssystem weitergeleitet.
  • Bestandsdaten werden vom Warenwirtschaftssystem nach Warenentnahmen im Lager zurückgemeldet und sind im ERP unmittelbar für den Einkauf sichtbar.
  • Durch die Nachschubsteuerung sind automatische Nachbestellungen bei bestimmten Schwellenwerten möglich, sodass das Lager niemals leerläuft.
  • Aber auch das Retourenmanagement, Serien- und Losnummern, Haltbarkeitsdaten und andere wichtige Informationen werden hier automatisiert verarbeitet, so dass die jeweils Verantwortlichen über personalisierte Dashboards jederzeit relevante Kennzahlen kontrollieren können.

All dies führt zu einer erheblichen Steigerung von Produktivität und Effizienz, weniger Fehlern, geringeren Kosten und zufriedeneren Kunden.

2. Bestandsmanagement optimieren mit integriertem Warenwirtschaftssystem

Mit einem modernen Cloud-ERP-System benötigen Großhändler kein zusätzliches Lagerverwaltungssystem mehr, denn das als Modul voll ins ERP integrierte Warenwirtschaftssystem organisiert, überwacht und optimiert den kompletten Materialfluss in Lagern oder Distributionszentren. Dazu gehören etwa der Wareneingang, das Ein-, Um- und Auslagern und der Versand von Waren.

Dabei geht es nicht nur um deren physische Standorte auf Paletten, in Regalen oder Boxen, sondern auch um Informationen zu einzelnen Produkten, wie beispielsweise deren aktuelle Bestände, Haltbarkeitsdaten oder die zukünftige Lieferbarkeit.

Smarte Prozesse im Lager lassen Kosten senken

Gemeinsam mit den anderen Modulen des ERP-Systems trägt das integrierte Warenwirtschaftssystem dazu bei, Kosten zu reduzieren, indem Lagerbestände minimiert und so weniger Kapital gebunden wird, ohne dass es dadurch zu Fehlbeständen kommt. Außerdem lassen sich mit dem Warenwirtschaftssystem Prozesse automatisieren, etwa bei der Erfassung von Daten, dem Erstellen von Datensätzen oder dem Berechnen von Kennzahlen.

3. Operative Exzellenz durch Technologie: Kommissionierung schnell und fehlerfrei

Einer der größten Zeitfresser und eine der häufigsten Fehlerquellen in Lagerhäusern und Distributionszentren sind händische Arbeitsgänge wie das Ausfüllen von Kommissionierlisten auf Papier oder die Eingabe von Daten in stationäre Computer. Lese- oder Eingabefehler haben Retouren zur Folge, die nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch die Zufriedenheit von Kund:innen beeinträchtigen.

Abhilfe schaffen hier beispielsweise mobile Handscanner oder Pick-by-Voice-Systeme für Kommissionierende, die über Funkverbindungen direkt mit dem ERP-System kommunizieren: Alle erfassten Daten werden unmittelbar im System abgeglichen, Bestände automatisch aktualisiert, Packlisten und Lieferscheine generiert und entsprechende Anpassungen in der Buchhaltung im ERP vorgenommen.

Zeitgleich werden die Informationen in der Business-Intelligence-Funktion des ERP verarbeitet und in aussagekräftige KPIs umgewandelt, die sich auf Dashboards anzeigen lassen. Ein weiterer riesiger Vorteil: Das Lager wird papierlos geführt, was Kosten spart und die Umwelt schont.

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4. Mehrere Lagerstandorte verwalten, effiziente Logistik-Optionen nutzen

Wenn alle Daten eines Großhandelsunternehmens in einem Cloud-ERP-System zentral abgelegt sind, lassen sich auch verschiedene Lagerstandorte nahtlos digital miteinander verknüpfen. So ist jederzeit klar und einsehbar, welche Mengen eines bestimmten Artikels oder Rohstoffes an welchem Standort zur Verfügung stehen. Das sorgt nicht nur für einen besseren Überblick über die Gesamtbestände, eine verbesserte Vorhersagegenauigkeit und einen unternehmensweit optimierten Lagerumschlag, sondern verringert auch deutlich den Aufwand für Inventuren.

Außerdem lassen sich so Lieferketten koordinieren und optimieren sowie hocheffiziente Logistik-Optionen auch über mehrere Standorte hinweg einsetzen, etwa Batch-Kommissionierung, Cross-Docking oder Drop-Shipping vom nächstgelegenen Lager aus. Ergebnis: Geringere Lagerhaltungskosten, kürzere Strecken, schnellere Lieferzeiten und zufriedenere Kunden.

5. Geschäftsdaten sammeln, auswerten und nutzen

Eine moderne Cloud-ERP-Lösung besteht aus einem soliden Kern, einer Reihe von Modulen und weiteren Drittanbieter-Komponenten, die sich über Schnittstellen an das Kernmodul angliedern lassen. Solche integrierten Module und Komponenten sind beispielsweise: Warenwirtschaftssystem, CRM, Projektbuchhaltung, E-Commerce bzw. Online-Shop mit Produktkatalog, Point-of-Sale-Anbindungen, Gehalts-Software oder Funktionalitäten für den Einsatz von Mobilgeräten für Mitarbeitende im Außendienst. Zum Kern eines ERP-Systems gehört selbstverständlich auch eine vollständige Finanzbuchhaltung.

Alle diese Komponenten generieren Daten, die im ERP miteinander verknüpft werden und sich durch die Business Intelligence zu aussagekräftigen Kennzahlen bündeln lassen – frei konfigurierbar nach Rollen und Personen. So werden datengestützte Geschäftsentscheidungen von höchster Qualität möglich.

6. Kundschaft im Blick: Daten sammeln, auswerten und nutzen

Ein mit dem ERP eng verknüpftes CRM-System , das alle Daten von Kund:innen gebündelt sammelt, liefert wichtige Informationen und hebt die Beziehungen zur Kundschaft auf ein völlig neues Niveau. Vertriebs- und Servicemitarbeitende können jederzeit exakt nachvollziehen, wer welche Produkte in welchen Mengen wann in der Vergangenheit gekauft hat, welche Konditionen oder Rabatte dabei eingeräumt wurden, wie schnell Zahlungen eingingen oder ob Käufe abgebrochen wurden.

So lassen sich Cross- und Up-Selling-Potenziale heben, indem etwa mit Hilfe der Business-Intelligence-Funktionen Zeitspannen zwischen Nachbestellungen errechnet und den Kund:innen entsprechende Erinnerungen geschickt werden. Ein CRM kann auch automatisiert ähnliche Produkte wie die gekauften vorschlagen oder auf Rabattaktionen hinweisen. Und Mitarbeitende im Support treten bei persönlicher Kontaktaufnahme als kompetente, bestens informierte Gesprächspartner:innen auf.

7. Zufriedene Kundschaft durch Self-Service-Optionen im Kundenportal

Einkäufer:innen sind es aus ihrem Privatleben gewohnt, einfach, schnell und komfortabel online Bestellungen aufzugeben und zu bezahlen. Solche Optionen erwarten sie längst auch im Berufsleben – mit steigender Tendenz, seit immer mehr Digital Natives in verantwortliche Positionen aufrücken. Zwar werden bei beratungsintensiven Produkten nach wie vor Vertriebsmitarbeitende kontaktiert, bei Nachbestellungen oder einfachen Artikeln bevorzugen jedoch viele heute den kurzen Weg über rund um die Uhr verfügbare Online-Shops bzw. Kundenportale.

Letztere eignen sich im Großhandel besonders, da sie nur mit einem persönlichen Code zugänglich sind und die Kund:innen mit allen ihren Daten im CRM erfasst werden. Käufe, Nachbestellungen oder Serviceanfragen können hier rund um die Uhr platziert werden, die Kund:innen können aber auch selbständig regelmäßige Nachbestellungen konfigurieren oder das Kundenportal sogar direkt mit ihrer Einkaufsabteilung bzw. ihrem eigenen ERP-System verknüpfen und weitere Prozesse – wie etwa Zahlungen – automatisieren.

8. Volle Kontrolle im Außendienst

Mitarbeitende im Außendienst profitieren enorm davon, wenn sie über ein digitales Mobilgerät vor Ort bei der Kundschaft auf alle im ERP- bzw. CRM-System vorliegenden Daten zugreifen und so im Gespräch voll auf ihr Gegenüber eingehen können. Einen weiteren Vorteil bieten digitale Produktkataloge, angereichert mit vielfältigen Produktinformationen wie beispielsweise Explosionszeichnungen, genauen Datenblättern, 3-D-Animationen und anderem mehr.

Über zusätzliche Funktionen wie Drop-Down-Menüs können Außendienstler:innen gemeinsam mit Kund:innen Verfügbarkeiten prüfen, Bestelllisten flexibel zusammenstellen und ändern oder Wunschlisten anlegen, die im CRM gespeichert werden und sich später zum Cross-Selling einsetzen lassen. Und selbstverständlich können auch Käufe bzw. Bestellungen direkt am Mobilgerät abgeschlossen und per Mausklick ans zentrale ERP gesendet werden, so dass der Außendienst im Nachgang keine zusätzliche Arbeit mehr erledigen muss.

9. Neue Vertriebskanäle: Omnichannel für mehr Umsatz und neue Zielgruppen

Sind erst einmal alle Abteilungen und Standorte eines Großhandels in einem modernen Cloud-ERP-System so nahtlos miteinander verknüpft, dass der Datenaustausch unternehmensweit lückenlos abläuft, dann lassen sich über entsprechende Schnittstellen ohne Schwierigkeiten immer neue Vertriebskanäle erschließen. Zu den „klassischen“ Kanälen wie Ladengeschäft, Vertrieb oder Bestellung per Telefon, Fax, und E-Mail kommen so nicht nur Online-Bestellungen im Web-Shop oder über das Kundenportal hinzu. Eine weitere Option sind Sprachassistenten wie Siri, Alexa oder Cortana, die ebenfalls zum Einkaufen genutzt werden können.

Auch Online-Marktplätze wie Amazon oder eBay lassen sich problemlos integrieren – mit dem großen Vorteil, dass sich Unternehmen hier gleich international präsentieren können, ohne zuvor in Infrastruktur investieren zu müssen. Manche Großhändler bieten auch Apps an, mit denen Kund:innen per Smartphone QR-Codes auf Verpackungen einfach einscannen und so Nachbestellungen platzieren können. Last but not least ebnen Social-Media-Plattformen den Weg hin zu jüngeren Zielgruppen, die bevorzugt hier einkaufen.

10. Umsätze fördern durch flexible Preisgestaltung, Aktionen und Rabatte

Menschen mögen Geschenke und freuen sich über unerwartete Chancen. Großhändler können dies zur Umsatzsteigerung nutzen, indem sie beispielsweise Rabatte bei Erstbestellungen gewähren. Wenn alles passt, wird aus Neukundschaft dann eine zufriedene Stammkundschaft – die man ebenfalls hin und wieder beschenken kann, wobei sich die Größe der Präsente am Umsatz orientieren sollte. Giveaways sind dazu ebenso geeignet wie kostenloser Versand oder Preisnachlässe, was zählt ist die proaktive Zuwendung, die sich positiv auf die Bindung der Kundschaft auswirkt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, der Stammkundschaft Vergünstigungen anzubieten, wenn sie einen weiterempfehlen. So konnte etwa Pay Pal mit seinem Empfehlungsprogramm eine Steigerung der Neuanmeldungen um 60 Prozent erreichen, indem das Unternehmen den Empfehlenden zusätzlichen Speicherplatz gewährte. Bestehende Kund:innen kann man außerdem immer wieder zum Kauf animieren, wenn man ihnen zeitlich begrenzte Sonderangebote macht. So wird aus einem „vielleicht demnächst“ ganz schnell ein „jetzt sofort“.    

 

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