Wer sich für die Einführung eines ERP-Systems interessiert, wird sich früher oder später mit dem Thema Kosten befassen müssen. Die Ausgaben für Software und Hardware sowie für die Implementierung und Erstschulung liegen auf der Hand. Viele Unternehmen sind aber überrascht, wenn noch weitere Kosten hinzukommen, die nicht im Budget einkalkuliert wurden. Welche Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems teils im Verborgenen liegen und wie Sie diesen aus dem Weg gehen können, erfahren Sie hier.

Diese Kosten sind bei der Einführung eines ERP-Systems nicht zu übersehen:

  • Software-Lizenzgebühren: ERP, Datenbank, etc.

  • Hardwarekosten für die Server und ggfs. neue Rechner

  • Laufende Kosten für Hard- und Softwarewartung

  • IT-Personal, Serverräume

  • Erstimplementierung, Datenmigration, Schulungskosten

Grundsätzlich muss bei den Aufwendungen für eine ERP zwischen einer On-Premise-Lösung und einer Cloud-ERP unterschieden werden. Der Kostenvorteil liegt dabei in der Cloud: Bei einer Cloud-ERP gibt es keine Kosten für den Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur. Cloud-Systeme lassen sich leicht in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Es wird auch kein IT-Fachpersonal benötigt, das sich eigens um die Wartung des ERP-Systems kümmert.

Mit diesen versteckten Kosten müssen Sie bei der Einführung eines ERP-Systems rechnen:

EINARBEITUNGSZEIT: Die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Einführung des ERP-Systems aufwenden, können sie nicht in ihre normale, wertschöpfende Arbeitstätigkeit investieren. Diese Eingewöhnungszeit müssen Sie als „verlorene“ Arbeitszeit Ihrer Angestellten einkalkulieren. Daher müssen Sie gegebenenfalls damit planen, zusätzliches Personal oder Aushilfskräfte einzustellen, damit der normale Workflow aufrechterhalten wird. VORTEIL CLOUD: Cloud-basierte ERP-Systeme wie lexbizz haben hier einen Vorteil: Dank einfachem Handling und benutzerfreundlichem Interface können Ihre Mitarbeiter die Software intuitiv nutzen und brauchen keine lange Einarbeitungszeit. Die Implementierung eines Cloud-ERP-Systems ist zudem deutlich weniger zeitaufwändig als die eines On-Premise-Systems.
SOFTWARE-UPDATES: Berücksichtigen Sie, dass je nach ERP-System in regelmäßigem Abstand Updates installiert werden müssen. Hierfür fallen meistens zusätzliche Wartungs- und Supportkosten an. VORTEIL CLOUD: Wenn Sie eine Cloud-Lösung nutzen, fällt dieser Kostenpunkt weg: Bei ERP-Systemen in der Cloud müssen Updates nicht manuell installiert werden.

BUDGET FÜR ZUKÜNFTIGE ANPASSUNGEN: Ihr Unternehmen wird sich verändern und damit auch Ihre Geschäftsprozesse und die Anforderungen an Ihr ERP-System. Rechnen Sie daher für die Zukunft damit, dass für zusätzliche Anwendungen und Systemanpassungen, Folgeberatungen und entsprechende Schulungen neue Kosten anfallen können.

VORTEIL CLOUD: Auch hier hat eine Cloud-ERP einen wesentlichen Kostenvorteil: Ein Cloud-Service ist unkompliziert skalierbar. Sie können Ihr ERP-System den geänderten Ansprüchen Ihres Unternehmens jederzeit ohne großen Aufwand flexibel anpassen.

SCHNITTSTELLEN: Viele Anwender von ERP-Lösungen benötigen z. B. für den elektronischen Zahlungsverkehr oder die Online-Shop-Anbindung Schnittstellen zu anderen Systemen. Falls das vorhandene ERP-System entsprechende Interfaces nicht bereits integriert hat, müssen diese von IT-Experten angelegt werden. Die Zeit, die hierfür benötigt wird, kann teuer werden.

VORTEIL CLOUD: Mit einer Cloud-Lösung sind Schnittstellen zu Drittsystemen aufgrund einer modernen Softwarearchitektur einfacher zu realisieren als mit On-Premise-Systemen. Hohe Kosten für eine zeitaufwändige Implementierung von Schnittstellen fallen bei einer Cloud-ERP also weg.

LIZENZKOSTEN: Die Kosten für Ihr ERP-System hängen auch davon ab, für wie viele Nutzer Sie einen Zugang benötigen. Je mehr Nutzer Sie haben, desto größer sind die Kosten. Wenn Sie in Zukunft mit Personalzuwachs rechnen, müssen Sie daher mit steigenden Lizenzkosten kalkulieren. Problematisch wird es, wenn Nutzer nur vorübergehenden Zugang zum ERP-System brauchen oder sich das Tätigkeitsprofil von Nutzern ändert und diese nicht mehr mit der ERP-Lösung arbeiten müssen.

VORTEIL CLOUD: Eine Cloud-ERP wie lexbizz funktioniert nach dem Pay-per-Use-Prinzip. Das bedeutet, Sie bezahlen immer nur die Leistung, die Sie gerade brauchen und nutzen.

So geht Ihnen beim Thema Kosten ein Licht auf

Mit einem Cloud-ERP-System tappen Sie nicht mehr im Dunkeln der versteckten Kosten, denn: die versteckten Kosten fallen bei einer Cloud-Lösung weg. Somit haben Sie einen deutlichen Kostenvorteil gegenüber einer On-Premise-ERP.

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