Zu groß, zu schwerfällig, zu teuer: Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hegten lange noch Vorurteile gegen ERP-Systeme. Doch es zeichnet sich ein Umdenken ab. Das jedenfalls belegt eine aktuelle Studie von IDG Research zum Thema Cloud-ERP im Mittelstand. Unternehmen entdecken die Vorteile von ERP-Systemen für ihre Digitalisierungsstrategie – und liebäugeln immer stärker mit ERP aus der Cloud. Denn gerade Cloud-Lösungen widerlegen gängige ERP-Mythen. Die größten Vorbehalte und was Anwender von Cloud-ERP wirklich denken, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Mythos 1: ERP-Systeme sind doch nur was für Großkonzerne.

Heutzutage konkurrieren kleinere und mittlere Unternehmen mit großen Playern wie Amazon und Co. Denn Kunden erwarten von ihnen die gleichen Services wie von großen Unternehmen. Daher benötigen KMU eine Unternehmenssoftware, die ihnen hilft, diesen Erwartungen zu entsprechen. Moderne Cloud-ERP-Systeme können genau dies leisten. Denn mit dem Aufstieg des Cloud-Zeitalters und einer neuen Generation von Cloud-ERP sind diese genau auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten.

Das Erwachen aus dem Mythos „Zu groß für mich“ belegt auch die Cloud-ERP-Studie von IDG Research. Denn laut dieser ist Cloud-ERP im Mittelstand auf dem Vormarsch:

  • Bei der Umsetzung der digitalen Roadmap haben Cloud-Computing-Technologien für gut 70 Prozent und Cloud-ERP-Systeme für knapp 60 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen hohe bis sehr hohe Priorität.
  • Fast die Hälfte der Unternehmen plant die Einführung eines Cloud-ERP beziehungsweise den Aufbau einer hybriden ERP-Landschaft innerhalb der nächsten zwölf Monate oder mittelfristig.
  • Und mehr als zwei Drittel der Unternehmen, die den Wechsel bereits vollzogen haben, verbuchen den Umstieg auf ein Cloud-ERP als Erfolg. Gerade bei kleinen Firmen ist die Zufriedenheitsquote mit 77 Prozent besonders hoch.

ERP-Anwender aus dem KMU-Umfeld erkennen also verstärkt die Vorteile ERP-Systemen aus der Cloud für ihren Geschäftserfolg.

Mythos 2: ERP-Systeme sind viel zu komplex für meine Geschäftsprozesse. Der Umstieg lohnt sich für mein Unternehmen nicht.

Lange hielt sich beim Gedanken an ein ERP-System das Bild vom schwerfälligen, hochgradig angepassten IT-Systemkoloss, der fest verdrahtet im IT-Geflecht von Großunternehmern sitzt, teuer gewartet werden muss und dafür eine ganze IT-Abteilung benötigt. Doch die Zeit monolithischer ERP-Systeme ist vorbei: Der Wechsel auf Cloud-ERP verläuft reibungslos, es bedarf keiner eigenen IT-Infrastruktur, die Wartung übernimmt der Hersteller und dank standardisierter Prozesse und hohem Automatisierungsgrad fallen umständliche Dateneingaben weg.

Das belegt auch die Studie:

  • Deutlich mehr als die Hälfte der Unternehmen sind mit ihrer Cloud-ERP-Lösung zufrieden.
  • 47 Prozent sehen ihre Erwartungen erfüllt, für 13 Prozent wurden sie sogar übertroffen.
  • Der größte Nutzen eines Cloud-ERP besteht für kleine und mittelgroße Unternehmen in der Standardisierung ihrer Prozesse in einer integrierten Lösung, der Produktivitätssteigerung, der hohen Zeitersparnis dank besserer Auffindbarkeit von Informationen in der Cloud, geringerem Administrationsaufwand durch die Datenpflege in einem einzigen IT-System und der Kostenkontrolle.

 

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Mythos 3: Ein Wechsel auf ein ERP-System legt mein Unternehmen für Monate lahm.

Die Mythen von ERP-Projekten, die den Alltagsbetrieb von Unternehmen für Monate lahmlegen und am Ende sogar scheitern, schüren Vorbehalte gegen einen Wechsel auf ein ERP-System. Doch die IDG-Studie widerlegt diese Schreckensszenarien:

  • Deutlich mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen verbuchen den Wechsel auf eine Cloud-ERP-Lösung als Erfolg.
  • Bei kleinen Firmen ist die Zufriedenheitsquote mit 77 Prozent besonders hoch. Sie lassen sich bei Umzug in die Cloud in der Regel von einem qualifizierten Partner begleiten.

Heutzutage machen Cloud-ERP-Anbieter wie beispielsweise lexbizz den Umstieg so einfach wie möglich. Eigens entwickelte Datenmigrationstools erleichtern die Datenmigration vom bestehenden System auf die Cloud-ERP. Darüber hinaus unterstützen zertifizierte Partner mit spezieller Branchenexpertise, Projekt- und Change-Management sowie agilen Implementierungsmethoden beim Wechsel, sodass auch kleinen Unternehmen der Sprung in eine neue digitale Zukunft schnell und vergleichsweise kostengünstig gelingt.

Lesen Sie passend dazu, was Sie bei der Wahl Ihres Implementierungspartners beachten sollen.

Mythos 4: Meine Daten sind im lokalen Server sicherer als in der Cloud.

Lange Zeit herrschte noch eine „German Angst vor der Cloud“. Doch in den letzten Jahren hat die Einführung von Cloud Computing im Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen zugenommen. Obwohl deutsche Unternehmen verstärkt in Cloud-Services und Cloud-ERP investieren, muss laut der IDG-Studie noch Überzeugungsarbeit geleistet werden: Ein kleiner Teil der befragten Unternehmen hat Vorbehalte gegen den Einsatz eines ERP aus der Cloud (14 Prozent). Deutlich mehr äußern grundsätzliche Bedenken gegen die Nutzung von Cloud-Services (36 Prozent).

Der Mythos von der unsicheren Cloud ist unbegründet. Wenn es um Datenschutz und Datensicherheit geht, sind deutsche Rechenzentren in der Regel weitaus sicherer als die eigenen Server von Unternehmen, die On-Premise-Systeme nutzen. Dafür sorgt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das eines der strengsten Datenschutzgesetze der Welt ist. Und tatsächlich sind veraltete On-premise-Systeme, die lange Zeit in Unternehmen im Einsatz sind, unsicherer als Cloud-Lösungen. Denn ihre veraltete Technologie ist nicht dafür ausgelegt, neuen, anspruchsvolleren Gefahren zu widerstehen. Das macht ein On-premise-Datencenter viel angreifbarer als moderne Cloud Plattformen, die auf neuesten Sicherheitstechnologien basieren.

Mythos 5: ERP-Wartung ist doch viel zu teuer und aufwändig. Dafür benötigt mein Unternehmen IT-Spezialisten.

Dass ERP-Systeme wartungsintensiv sein können, stimmt. Allerdings trifft dies lediglich auf On-Premise-ERP zu, bei der die Software auf unternehmenseigenen Servern und Rechnern installiert ist und vom Unternehmen in der Regel über Fachpersonal selbst gewartet werden muss. Auch die IT-Infrastruktur muss von der IT gepflegt, die Software auf allen Rechnern der Mitarbeiter installiert, Softwareupdates selbst aufgespielt und Fehler eigenständig behoben werden. Das alles verursacht Kosten und bindet Zeit und Nerven. Es verwundert daher nicht, dass auch laut der IDG-Studie fast ein Drittel der Befragten die aus ihrer Sicht zu hohen Wartungskosten für das ERP-System als größte Herausforderung sehen.

Gerade kleine Firmen leiden unter dieser Kostenlast mehr als große Unternehmen. Dieses Ergebnis würde auch erklären, warum viele kleinere Unternehmen inzwischen mit dem Einsatz eines Cloud-ERP liebäugeln: Hier übernimmt der Anbieter Pflege, Betrieb und Support. Dadurch entfallen Kosten für die IT-Infrastruktur und die Softwarewartung – einige der wichtigsten Erwartungen von Unternehmen, die sich für eine Cloud-ERP entscheiden.

Mythos 6: ERP-Systeme sind viel zu komplex und zwängen umständliche Workflows auf, die meine Unternehmensabläufe verkomplizieren.

Komplexe ERP-Systeme existieren – und sie können gerade für Großkonzerne mit komplexen Prozessen genau richtig sein. Doch kleinere und mittelgroße Unternehmen können sich von den komplexen und tiefgreifenden Prozessen, Funktionen und Features erschlagen fühlen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen, die eine ERP-Cloud-Lösung einsetzen wollen, in erster Linie fehlendes Fachwissen (29 Prozent) als Hemmnis sehen. 17 Prozent sehen in einer schlechten Software-Ergonomie und -Usability ein Hemmnis für den Einsatz von Cloud-ERP. Dabei ist 62 Prozent der Unternehmen die Anpassung der Cloud-ERP an die eigenen Prozessanforderungen wichtig.

Diese Vorbehalte sind mit der richtigen Cloud-ERP-Lösung unbegründet. Das belegen auch andere Erkenntnisse aus der Studie. Denn fast zwei Drittel der Unternehmen (71 Prozent) sind sehr zufrieden oder zufrieden mit ihrem Anbieter, wenn es um das Customizing der ERP-Systems durch Funktionserweiterungen oder neue Apps geht. Daher sollten KMU darauf achten, bei der Wahl ihres ERP-Systems einen Anbieter zu wählen, der sich auf die Bedürfnisse von KMU und mittelständischen Unternehmen spezialisiert hat.

Mythos 7: Datenanalyse – das ist doch nur was für Großkonzerne.

Big Data, detaillierte Datenanalysen aus allen Unternehmensbereichen, smarte Forecasts durch Künstliche Intelligenz – diese Vorteile der Digitalisierung des Unternehmens sind in aller Munde. Und treffen für KMU genauso zu wie für Großunternehmen.

Dass Cloud-ERP-Systeme genau bei der Erhebung, Auswertung und Nutzung von Daten helfen, belegt auch die Studie:

  • Acht von zehn haben bei der Umstellung auf ein Cloud-ERP Maßnahmen ergriffen, um die Qualität ihrer Daten zu verbessern.
  • Auch Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten gaben an, Initiativen zur Steigerung der Datenqualität durchgeführt zu haben.

Dass ERP-Systeme nicht nur Prozessoptimierung und -automatisierung mit sich bringen, sondern einen erheblichen Datenschatz im Unternehmen bergen und nutzen helfen, ist im Mittelstand angekommen.

Mythos 8: Corona zwingt mich zu einem Sparkurs. Jetzt ist der falsche Zeitpunkt für eine Investition in eine Cloud-Struktur.

Die Corona-Pandemie hat zahlreiche Unternehmen stark beeinflusst, im Zuge von Sparmaßnahmen wurde nicht selten an IT-Budgets gespart. Das ergab auch die Studie: Satte 43 Prozent der befragten Unternehmensentscheider kürzten ihre IT-Budgets angesichts der Pandemie stark oder komplett. Doch genauso klar ist auch: Corona war ein Cloud-Booster. Die Pandemie hat Unternehmen den Digitalisierungsbedarf und die Vorteile von Cloud-Lösungen mehr als deutlich vor Augen geführt:

  • Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten wurde über Nacht zum neuen Normal.
  • Kurzfristige Anpassungen von Geschäfts- und Vertriebsmodellen wurden angestoßen.

Und das mit nachhaltiger Wirkung, wie die Studie zeigt: Trotz der Krise ist die Investitionsbereitschaft in Cloud-Technologie vorhanden. Die Mehrzahl der Unternehmen, die bereits eine ERP-Cloud-Software einsetzen, wollen innerhalb der nächsten zwölf Monate auf jeden Fall oder wahrscheinlich weitere Investitionen in ihre Lösung planen. Dies trifft besonders für die kleineren Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten zu.

Diese hohe Investitionsbereitschaft zeigt: Der konkrete Nutzen von Cloud-ERP-Projekten wurde in der Pandemie auch für KMU deutlich. Die Anforderungen eines „neuen Normal“ mit und nach der Pandemie werden Unternehmen nur mit modernen Cloud-Systemen erfüllen können. Jetzt ist die Zeit, in die Digitalisierung des Unternehmens zu investieren. Und Cloud-ERP bieten eine geeignete Startmöglichkeit, den Wandel anzustoßen.

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