Für die Buchhaltung gelten strenge Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen und der Archivierung von Belegen. Welche das sind, regeln die GoBD. Eine geeignete Software nimmt Unternehmen jedoch viel Aufwand bei diesem trockenen Thema ab. Erfahren Sie hier, wie Sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden.

Wofür steht GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Nach dieser Definition enthalten die GoBD Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer:innen bei ihrer elektronischen Buchführung erfüllen müssen.

Die GoBD enthalten Anforderungen, die aus Sicht der Finanzverwaltung für alle IT-Systeme relevant sind, die direkt oder indirekt steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. Dazu gehören z. B. Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme.

Unter anderem schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass steuerlich relevante Ausgangsbelege so aufbewahrt werden müssen, dass sie nicht verändert werden können oder Veränderungen nachvollziehbar sind. Insgesamt enthalten die GoBD Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem sowie die Verfahrensdokumentation.

Die aktuelle Version der Buchhaltungs-Grundsätze finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

Diese Grundsätze für die Buchführung müssen erfüllt werden

Die Anforderungen, die sich aus den GoBD ergeben, lassen sich nach den folgenden Kategorien zusammenfassen:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    Es gilt das Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg. Das heißt, jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können.
  • Vollständigkeit
    Aufzeichnungen müssen gemäß der Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren vollständig aufbewahrt werden. Bei Belegen über Einnahmen und Ausgaben muss die Buchhaltung eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag und Menschenangaben sowie Belegaussteller und -empfänger erfassen.
  • Richtigkeit
    Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert werden.
  • Ordnung
    Buchungen müssen systematisch erfasst werden und für Dritte nachvollziehbar sein.
  • Unveränderbarkeit
    Das ursprüngliche Dokument muss zu jedem Zeitpunkt verfügbar sein. Änderungen müssen lückenlos dokumentiert werden, siehe dazu auch weiter unten.
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
    Für eine ordnungsgemäße Buchführung spielt auch die Zeit eine Rolle. Details hierzu finden Sie weiter unten.

GoBD-Änderungen 2020

Eine Neufassung der GoBD ist seit dem 1. Januar 2020 in Kraft. In dieser wurden einige Punkte ergänzt oder weiterentwickelt. Unter anderem:

  • Unternehmen dürfen nun explizit auch Cloud-Services für ihre Datenverarbeitung nutzen. Auch eine Kombination zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen ist erlaubt.
  • Neben dem Scannen dürfen Belege nun auch fotografisch erfasst werden, zum Beispiel mit dem Smartphone. Das gilt auch für Belege, die im Ausland etwa bei Dienstreisen entstandenen sind.
  • Die Möglichkeiten für den Datenzugriff durch das Finanzamt werden „im Rahmen der gesetzlichen Regelungen (z. B. Außenprüfung und Nachschauen)“ ausgeweitet.
  • Digitale Belege dürfen auch in einem firmeneigenen Format aufbewahrt werden. Die Voraussetzung: Finanzbehörden können dieses Format maschinell auswerten und das Dokument wird bei der Konvertierung inhaltlich nicht verändert.
  • Eine gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch wird nicht beanstandet, wenn unbare Tagesumsätze gekennzeichnet werden und die Kasse über eine Kassensturzfähigkeit verfügt.

Die Erfordernisse der GoBD für ERP-Systeme

Von Kleinstunternehmen abgesehen, erledigen heute die meisten Unternehmen ihre Buchführung mit Hilfe einer ERP-Software. Die GoBD beziehen sich nicht nur auf Finanzbuchhaltungssysteme im engeren Sinne, sondern gelten für alle Programme, die an einer elektronischen Buchführung mitwirken. In den GoBD ausdrücklich erwähnt werden sogenannte „Vor- und Nebensysteme“ wie die Lohnbuchhaltung, Zahlungsverkehrssysteme, Kassen, Dokumenten-Management-Systeme oder die Warenwirtschaft. Somit sind die GoBD auch für ein ERP-System relevant.

Ganz gleich mit welcher Lösung die Buchhaltung geschieht: Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung trägt allein das steuerpflichtige Unternehmen. Daher sollten Sie umso mehr darauf achten, dass die von Ihnen eingesetzte Software die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Buchführung erfüllt. Von unabhängigen Prüfstellen vergebene GoBD-Zertifikate helfen bei der Einschätzung.

Zwei Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung haben besonderen Einfluss auf die Wahl eines ERP-Systems:

GoBD-Grundsatz I: Änderung müssen protokolliert werden

Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit erfordert: Wenn Mitarbeiter:innen im Verarbeitungsprozess Informationen ändern, muss dies technisch protokolliert werden. Dies gilt für Belege ebenso wie zum Beispiel für Stammdaten von Debitoren, Kreditoren oder Materialien.
ERP-Systeme können Änderungen im Zeitablauf lückenlos nachvollziehbar machen. Mit entsprechenden Protokollierungsfunktionen lassen sich Änderungen gezielt nach unterschiedlichen Kriterien – wie z.B. Datum, Erfasser, Art der Änderung – auswerten.

GoBD-Grundsatz II: Zeitgerechte Erfassung und Buchungen

Damit keine Manipulationen möglich sind oder Belege verloren gehen, müssen Geschäftsvorfälle wie etwa eingehende Rechnungen zeitnah erfasst werden. Für bargeldlose Transaktionen gilt eine Zeitspanne von zehn Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung laut GoBD als „unbedenklich“. Bare Kasseneinnahmen und -ausgaben sind dahingegen täglich zu erfassen.

Die Möglichkeit, Belege fotografisch zu erfassen, die mit der Neufassung der GoBD explizit gegeben wird, bietet hierfür einen großen Vorteil. Unter Umständen kann ein Beleg per Smartphone-App direkt von unterwegs im ERP-System erfasst werden. Bei Vorerfassungen oder elektronischen Eingangsbüchern müssen Unternehmen jedoch beachten, dass auch die hier erfassten Daten im gesamten Prozess erhalten bleiben und Änderungen an diesen protokolliert werden müssen.

lexbizz ist GoBD-zertifiziert

Die Anforderungen aus den GoBD hören sich kompliziert und nach einigem Aufwand an. Kund:innen von lexbizz können jedoch ganz entspannt bleiben, denn sie erfüllen die meisten Aufbewahrungspflichten automatisch.

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Die GoBD-Konformität von lexbizz wurde von einem unabhängigen Institut geprüft und bestätigt: Das System ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den GoBD entsprechende Buchführung. Plausibilitäts- und Fehlerkontrollen im System gewährleisten die richtige Verarbeitung von Stamm- und Bewegungsdaten. Als Anwender:in sind Sie auf der sicheren Seite und können sich somit auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

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