Die Homeoffice-Pflicht ist in Deutschland zum 30. Juni 2021 ausgelaufen. Die Büros füllen sich wieder, doch ihre Rolle hat sich in der Pandemie verändert. Homeoffice wird ein fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben und Unternehmen müssen lernen, mit hybriden Szenarien umzugehen.

Home sweet Homeoffice – die Pandemie beflügelte die Akzeptanz der Arbeit in den eigenen vier Wänden. Auch auf absehbare Zeit werden die meisten Unternehmen nicht zu einer 100-prozentigen Präsenzkultur zurückkehren, zurückkönnen und zurückwollen. Viele Arbeitnehmer:innen und auch Unternehmen wissen mittlerweile um die Vorteile mobiler Arbeit.

Wenn Teile der Belegschaft vor Ort und andere zuhause arbeiten, entstehen jedoch neue Herausforderungen für Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Unternehmen Hybridarbeit als Modell für die Zukunft erfolgreich gestalten. Im zweiten Teil widmen wir uns dann Aspekten des Arbeitsrechts und der IT-Sicherheit.

Mehrheit will nicht zu hundert Prozent zurück ins Office

Nach dem Auslaufen der Homeoffice-Pflicht liegt es wieder im Ermessen der Arbeitgeber:innen, ob und in welchem Umfang sie ihren Mitarbeiter:innen die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Die Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer:innen hat die Vorteile des Homeoffice zu schätzen gelernt. So sagen 86 Prozent der in einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung Befragten, das Homeoffice erleichtere die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Vier Fünftel der Befragten, die weiterhin im Homeoffice arbeiten möchten, haben den Eindruck dort effizienter zu sein.

So ist es nicht verwunderlich, dass viele Arbeitnehmer:innen weiterhin die Möglichkeit haben wollen, im Homeoffice zu arbeiten. Im Januar 2021 gaben insgesamt 86 Prozent der Befragten an, auch nach der Krise im Homeoffice arbeiten zu wollen. 49 Prozent sogar im gleichen Umfang wie während der Krise.

Nach der Pandemie einfach weiterzumachen wie zuvor, ist also keine Lösung. Corona beschleunigte lediglich eine Entwicklung, die lange zuvor begann: Schon vor der Pandemie beschäftigten sich viele Unternehmen mit der Reduktion von Büroplätzen und Betriebsvereinbarungen für mehr Homeoffice-Arbeit.

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zeigt aber auch, dass nach ca. 16 Wochen im Corona-Homeoffice der Informations-, Arbeits- und Kreativitätsfluss tendenziell sank. Hybrides Arbeiten scheint daher eine logische Konsequenz zu sein, um neue Erfahrungen mobiler Arbeit zielführend zu nutzen und gleichzeitig persönlichen Austausch und Produktivität zu fördern.

Hybride Arbeitsplätze als Modell der Zukunft

Hybrides Arbeiten bezeichnet einen Mix aus Arbeiten im Büro und im Homeoffice oder an einem dritten Ort. Das Konzept ist nicht neu, wird die Arbeitswelt in den kommenden Jahren jedoch prägen. Hybride Arbeitsmodelle gehen besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen ein, bieten mehr Flexibilität und ermöglichen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die gesteigerte Zufriedenheit bringt auch Vorteile für Arbeitgeber. Neben dem höheren Motivationsfaktor erweitert es auch den Einzugsbereich des Unternehmens für Talente, wenn diese nicht jeden Tag zur Arbeit pendeln müssen.

Bietet ein Unternehmen hybride Modelle an, muss es einige organisatorische Voraussetzungen erfüllen. Es braucht klare und verbindliche Richtlinien für das Arbeiten von Zuhause. Es kann – niedrige Corona-Inzidenzzahlen vorausgesetzt – außerdem sinnvoll sein, bestimmte Tage zu vereinbaren, an denen die Mitarbeitenden möglichst vor Ort sind. Hier ist dann Raum für persönliche Begegnung sowie Meetings oder Präsentationen.

Generell wird das Büro mehr und mehr zum Ort für Austausch und Aufgaben, die Zusammenarbeit und Kreativität erfordern. Das Homeoffice eignet sich eher für konzentriertes Arbeiten. Hierfür sind meetingfreie Zeiten ebenso wichtig, wie die ganz individuellen Gegebenheiten vor Ort: Arbeit am Küchentisch zwischen Kindern, Abwasch und Haustier sollte eher die Ausnahme als die Regel sein.

(Digitale) Voraussetzungen für hybride Arbeitsmodelle

Ob ein hybrides Arbeitsmodell möglich ist, muss individuell abgewogen werden. Für die meisten Büroarbeitsplätze sollte dies kein Problem darstellen. Anders sieht es bei Jobs aus, die eine physische Anwesenheit erfordern, zum Beispiel in der Produktion. Doch selbst hier gehören immer mehr Schreibtischtätigkeiten dazu, die vielleicht an einem Homeoffice-Tag gebündelt werden können.

Die Voraussetzung für das Funktionieren hybrider Arbeitsmodelle, sind Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit. Es müssen nicht nur die benötigten Anwendungen und Dateien ortsunabhängig verfügbar sein, sondern es sind auch Lösungen gefragt, die den digitalen Austausch forcieren. In hybriden Szenarien kommt es nicht nur auf die Tools an, sondern auch Meetingräume müssen so ausgestattet sein, dass sie den Zwiespalt aus Präsenz und zugeschalteten Mitarbeiter:innen meistern. Gerade professionelle Videokonferenzsysteme sind für Mittelständler eine nicht zu unterschätzende Investition, aber jeden Euro wert.

Je größer der Anteil digitaler Kommunikation in einem Unternehmen, desto wichtiger wird die Gestaltung dieser digitalen Employee Experience. Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter:innen hängen maßgeblich davon ab – und zwischen E-Mail-Ping-Pong und modernen Collaboration-Lösungen liegen Welten. Das gilt jedoch nur, wenn alle Mitarbeitenden die Tools zielführend nutzen (können).

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Hybridarbeit muss selbstorganisiert und kulturell gestützt sein

Langfristig dürfen hybride Arbeitsmodelle nicht bloßes Stückwerk sein, das lediglich dazu dient, die Erfordernisse der Pandemielage zu erfüllen. Damit ihre Vorteile zünden, lohnt es sich, an kulturellen Aspekten im Unternehmen zu arbeiten:

Vertrauenskultur: Erfolgreiche Hybridarbeit baut auf gegenseitigem Vertrauen auf. Sowohl zwischen Unternehmen und den Angestellten als auch unter den Angestellten und Teams. Die Mitarbeitenden erwarten vom Unternehmen die Unterstützung, die sie brauchen, um unabhängig vom Arbeitsort bestmöglich arbeiten zu können. Bei der Diskussion um Hybridarbeit wird oft der dritte Ort als Ergänzung zu Home und Office vergessen. Im Unternehmen und den einzelnen Teams sollten klare Richtlinien dafür geschaffen werden, inwiefern die Arbeit unterwegs möglich ist.

Mitunternehmertum: Der Fokus muss auf dem Erreichen von Zielen liegen. Die Frage, wie viele Tage im Büro und wie viele andernorts gearbeitet wird, ist nicht die vorrangige. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihr Potenzial zu entfalten sowie unternehmerisch zu denken und zu handeln. Motivierte Mitarbeitende generieren Ideen, verstehen Kunden und helfen dabei, die Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Hybrides Arbeiten muss daher dazu beitragen, die Autonomie zu fördern und Mitarbeitende zu Mitunternehmern zu machen. Die Entscheidung, wann wo gearbeitet wird, muss von den einzelnen Teams getroffen werden. Diese kennen ihre Arbeitsabläufe am besten und können sich zum Beispiel auch auf dezidierte Bürotage für Meetings, kreative Zusammenarbeit oder Workshops einigen.

Transparenz: Der Mix aus unterschiedlichen Arbeitsorten erfordert immense Transparenz. Wenn die Kolleg:innen nicht physisch greifbar sind, ist es umso wichtiger zu wissen, wann jemand erreichbar ist – und wann nicht. Das bietet die nötige Planbarkeit und ermöglicht es, Flexibilität zu nutzen. Und zwar ohne, dass jemand das Gefühl hat, das Gegenüber würde diese ausnutzen. Was spricht dagegen, die Mittagspause im Homeoffice auszudehnen, um einen Spaziergang zu machen, bevor die Kinder von der Schule abgeholt werden? Nichts – die Kolleg:innen sollten aber darüber im Bilde sein, dass trotzdem keine Aufgaben liegen bleiben. Liegt die Kontrolle über die Arbeitsqualität in den jeweiligen Teams, fördert dies die Transparenz umso mehr.

Chancengleichheit: Mitarbeitende haben ganz individuelle Gegebenheiten. Die Aufgabe für Unternehmen ist es, jeder und jedem die Bedingungen zu bieten, unter den jeweiligen Umständen ihr Bestes zu geben. Wer mehr von zu Hause arbeitet, darf sich nicht ausgeschlossen fühlen. Flexibilität sollte nicht zu zusätzlicher Arbeitsbelastung und der Entgrenzung von Beruf und Privatleben führen. Zugleich ist es entscheidend, den Austausch zu fördern. Gerade informelle Kaffeeküchengespräche bergen für Mitarbeitende oft wertvolle Informationen – hier darf niemand abgehängt werden. Es darf nicht gelten „aus den Augen, aus dem Sinn“. Wer nicht permanent vor Ort ist, darf deswegen bei wichtigen Teamentscheidungen, Fortbildungen oder Beförderungen nicht vergessen werden. Das klingt selbstverständlich, erfordert aber besondere Aufmerksamkeit durch Führungskräfte.

Können Arbeitgeber:innen die Rückkehr in den Betrieb verlangen?

Manche Arbeitgeber:innen fragen sich vielleicht auch, ob sie die Rückkehr ins Büro nicht auch einfach anordnen können. Rechtlich kann das möglich sein. Es hängt davon ab, ob es eine vertragliche Regelung zum Homeoffice gibt oder nicht:

Vielerorts wurden im Zusammenhang mit der Homeoffice-Pflicht neue Klauseln im Arbeitsvertrag, Regelungen im Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarungen zum Homeoffice geschaffen. Arbeitgeber:innen können die Rückkehr in den Betrieb nur dann anordnen, wenn in diesen Regelungen ein Widerrufvorbehalt enthalten ist oder sie von vornherein zeitlich begrenzt waren.

Liegt keine vertragliche Regelung zum Homeoffice vor, kann der:die Arbeitgeber:in das Weisungsrecht nutzen und den Arbeitsort grundsätzlich festlegen.

Bedenken Sie jedoch, ob eine Präsenz-Arbeitskultur am besten geeignet ist, ihre Unternehmensziele zu erreichen. Neben der Produktivität spielen auch Faktoren wie das Engagement der Angestellten und das Finden und Binden von Mitarbeiter:innen mit kreativer Problemlösungskompetenz eine Rolle. Nicht zuletzt können hybride Arbeitsmodelle helfen, ein Unternehmen für einen größeren Kreis von Talenten interessant zu machen – gerade in Branchen und Regionen mit ausgeprägtem Fachkräftemangel.

Fazit: Die Vorteile der Hybridarbeit überwiegen

Die Erfahrungen aus der Zeit der Homeoffice-Plicht zeigen: Homeoffice ist eine praktikable Lösung für viel mehr Unternehmen, als zuvor angenommen. Die Akzeptanz dafür nahm stark zu – sowohl von Seiten der Mitarbeitenden als auch durch Arbeitgeber:innen. Vorherige Befürchtungen – zum Beispiel ein signifikantes Abfallen der Produktivität – sind nicht eingetreten und die mobile Arbeit bietet klare Vorteile.

Hybride Arbeitsmodelle verbessern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Studien zeigen darüber hinaus, dass die gesparte Pendelzeit Stress reduziert und so zu einer höheren Produktivität führt. In der Praxis erleichtern digitale Plattformen den Austausch und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Auf der anderen Seite müssen Unternehmen darauf achten, ausreichend Raum für persönlichen Kontakt einzuplanen. Eine Möglichkeit dafür sind feste Büro-Tage, auf die Teammitglieder sich einigen. Hybride Meetings erfordern ein Höchstmaß an Disziplin, Moderation und die entsprechende Technik, damit alle Mitarbeitenden sich gleichermaßen einbringen können. Apropos Technik: Diesem wichtigen Aspekt widmen wir uns im zweiten Teil unserer Reihe zur Hybridarbeit.