Die eigene Messepräsenz ist für viele Unternehmen ein Heiligtum, das jedes Jahr zahlreiche Ressourcen verschlingt. Zu denken, dass diese Kosten auf digitalen Messeständen komplett wegfallen, ist jedoch ein gefährlicher Trugschluss. Wie KMU Online-Messen optimal vorbereiten und wie Sie die Chance zu Ihren Gunsten nutzen, haben wir für Sie mit dem Event-Experten und Agentur-Inhaber Florian Städtler zusammengefasst.

Die Messe in Corona-Zeiten steht vor neuen Herausforderungen

Ob in Hannover, Frankfurt oder auch kleine lokale Messen: Die zuvor noch boomende Messebranche hat es in Corona-Zeiten besonders schwer. In Deutschland fanden noch vor dem Jahr 2020 mehr als 600 Messen und Kongresse auf insgesamt fast drei Millionen Quadratmetern Ausstellungsfläche und mit mehr als 10 Millionen Besucher:innen statt. 2019 verzeichneten die deutschen Messeveranstalter rund 4,1 Milliarden Euro Umsatz.

Kurzum: Messen sind mehr als einfach nur aneinandergereihte Info-Stände mit kostenlosen Give-aways. Sie sind in Deutschland ein wichtiger Industriezweig, der sich in den vergangenen Monaten neu erfinden musste.

Nicht nur Veranstalter und Messe-Dienstleister, sondern auch die ausstellenden Unternehmen spüren die Konsequenzen. Besonders im Industrie- und Handwerksbereich sind Messeauftritte elementare Bestandteile der Vertriebsstrategie – sei es zur Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen, zur Neukundenakquise oder zum Austausch mit Wettbewerbern.

Die Corona-bedingten Absagen im Jahr 2020 haben viele Unternehmen, die nicht rechtzeitig oder aufgrund knapper Ressourcen gar nicht erst auf digitale Lösungen umstellen konnten, hart getroffen. Bisher bewährte Lead-Generierungskonzepte mussten plötzlich neu gedacht werden.

Sind Online-Messen ein Modell der Zukunft?

Die anhaltende Unsicherheit, wann B2C- und B2B-Messen wieder umsetzbar werden, führt dazu, dass sich Unternehmen zwangsweise mit virtuellen Messen auseinandersetzen. Denn gerade jetzt ist ein gut funktionierender Vertrieb wichtig, um auch weiterhin liquide zu bleiben. Zwar ersetzt eine Konferenz via Zoom oder Webex nur schwer ein persönliches Kundengespräch, aber dennoch kann ein digitaler Messeauftritt durchaus eine lukrative Alternative sein.

Die Vorteile virtueller Messen

Anfängliche Investitionen, die sich schnell amortisieren und völlig neue Marketing-Potenziale bieten: Virtuelle Messeauftritte haben zahlreiche Chancen, an die man zunächst vielleicht gar nicht denkt.

Digitale Set-Ups sind vielseitig einsetzbar

Richtet der Vertrieb einen Raum mit der notwendigen digitalen Ausstattung, einer schnellen Internet-Leitung und vielleicht sogar einem Greenscreen ein, ist diese Umgebung nicht nur für virtuelle Messen perfekt geeignet. Auch wichtige Produkt-Präsentationen, digitale Partner-Events oder interne Informationsveranstaltungen lassen sich hier optimal durchführen.

Transport- und Aufbaukosten sparen

Bei digitalen Events verzichten Unternehmen auf große Transport-LKWs und einen stressigen Aufbau im Vorfeld der Messe. Die Digitalisierung ermöglicht es, orts- und zeitunabhängig an Online-Events teilzunehmen. Ist der virtuelle Messestand einmal erstellt, kann der Vertrieb das Set-up für jede Fachmesse auf der ganzen Welt nutzen. Die Kosten für eine digitalen Messestand außerdem deutlich niedriger als die für einen realen Stand, da sich die Beschäftigten die An- und Abreisezeiten sparen können und keine Zugtickets oder Hotelbuchungen benötigen.

Mit wenigen Klicks zur individuellen Kundenansprache

Während sich manche Kunden eher für bestehende Produktpaletten interessieren, ist bei anderen Zielgruppen die Nachfrage nach Innovationen und Neuheiten besonders hoch. Sind die jeweiligen Produktpräsentationen vorbereitet, kann sich der Vertrieb flexibel umentscheiden und den Kunden genau das vorstellen, was ihren Bedürfnissen entspricht.

Ob und wie Unternehmen auch in den kommenden Jahren auf Online-Messen setzen, wird die Zukunft zeigen. Dass Kunden sich aber auch weiterhin für ein digitales Produkt-Marketing und eine ortsunabhängige Kommunikation interessieren werden, ist abzusehen.

Die Zukunft der Messebranche ist auch für Florian Städtler, Inhaber und Creative Director der Event-Marketing-Agentur Spielplan4 aus Freiburg, ein hochaktuelles Thema. Im vergangenen Jahr hat sich auch für ihn einiges verändert: „Wir bewegen uns aktuell auf einem neuen Spielfeld, so als ob wir eine neue Sportart erfinden würden. Vor allem mittelständische Unternehmen, die selbst keine große Digital-Abteilung haben, besitzen in diesem Bereich wenig Know-how und wissen oftmals nicht, wie sie loslegen.“

Jetzt starten mit unseren 5 Experten-Tipps für Ihren digitalen Messeauftritt

Damit Ihr Unternehmen noch mehr aus der nächsten digitalen Messe herausholen kann, haben wir zusammen mit Florian Städtler fünf Tipps herausgearbeitet, die Ihr Unternehmen bei Marketing und Vertrieb definitiv beachten sollte.

Vorbereitung einer Teilnahme nicht unterschätzen

Zwar fallen bei einem digitalen Messeauftritt Transportkosten und Auf- und Abbauzeit vor Ort weg, aber dennoch sollten Unternehmen die Vorbereitung eines Online-Events nicht unterschätzen. Wer von der Teilnahme an einer Online-Messe bestmöglich profitieren möchte, sollte seinen digitalen Besucher:innen mehr als nur eine PDF-Datei des Firmenflyers anbieten. Florian Städtler erklärt: „Der Hauptaufwand bei einer Online-Messe liegt nicht im Aufbau der digitalen Infrastruktur, sondern in der Umsetzung der Marketing-Strategie drum herum. Auch hier sollten Unternehmen personelle Ressourcen sowie die Zusammenarbeit mit einer darauf spezialisierten Agentur einplanen.“

Digitale Kommunikation während einer Online-Messe erhöht die Aufmerksamkeit

Ob über das Firmenprofil auf der Messeplattform oder im Einzelmeeting mit potenziellen Neukunden: Die eigene Webseite ist bei einer Online-Messe fast immer nur einen Klick entfernt. Interessenten finden dort umfassendere Produkt- und Servicedetails und können vielleicht in einem Online-Shop erste Einkäufe tätigen.
Wichtig dabei ist, dass der Vertrieb bei der Teilnahme an einer digitalen Messe den Online-Auftritt abseits der Messeplattform strategisch einsetzt. „Letztendlich möchte man die Leute auf die eigene Webseite bekommen, weil dort die Darstellung des eigenen Unternehmens fast immer detaillierter ist. Hier lassen sich Leads leichter abgreifen, Videos und Bilder flexibler integrieren und die Interaktion besser steuern“, sagt Städtler.

Vertriebsmitarbeiter:innen auf Chancen digitaler Messen vorbereiten

Geht es um große Investitionen, ist das persönliche Gespräch zwischen Vertrieb und Kunden weiterhin elementar. Online-Meetings verlangen vom Vertrieb aber eine bessere technische Vorbereitung sowie mehr Flexibilität in der Verkaufsstrategie. Hier hat der Experte folgenden Tipp: „Jahrzehntelang erlernte Techniken aus Präsenz-Messen lassen sich nicht eins zu eins auf digitale Events übertagen. Unternehmen sollten daher erst einmal darüber nachdenken, was online besser funktioniert. Im Internet habe ich einen unbegrenzten Raum, in dem ich vor und nach einem Event Kunden ansprechen kann. Der Vertrieb kann so während der Messe etwa die tollsten Highlights zeigen und in den folgenden Tagen in Ruhe Kundengespräche führen.“

Erfahren Sie hier, wie Ihr Vertrieb dank digitaler Tools erfolgreiche Kundengespräche führt.

Kluger Einsatz von Print-Mailings und Paketen

Print ist noch lange nicht tot. Physische Kundenmailings bieten eine nette Abwechslung zu einer derzeit fast ausschließlich digitalen Welt. Laut Städtler eröffnen sie die Chance, dass sich Kunden auch abseits des Bildschirms intensiv mit dem Messeauftritt beschäftigen: „Kleine Home-Pakete, die zur Interaktion einladen und zum Beispiel mit einem QR-Code auf den Online-Auftritt verweisen, sind eine klasse Ergänzung. Wenn man solche Werbemittel liebevoll gestaltet und die Unternehmensstory kreativ weitererzählt, kommt das bei Kunden gut an.“

Falls ein Unternehmen Lebensmittel im Home-Paket verschickt, sollte es dabei aber unbedingt darauf achten, möglichst haltbare Inhalte zu versenden. Abgelaufene Lebensmittel, die für mehrere Tage auf dem Weg nach Asien oder Nordamerika waren, erfreuen sich sicherlich nicht einer allzu großen Beliebtheit.

Die Analyse der Besucherdaten eröffnet neue Potenziale

In der digitalen Geschäftswelt produziert jeder Mausklick neue Daten, die Einblicke in das Kundenverhalten geben. Bietet der Betreiber der Online-Messe seinen Ausstellern Tracking-Möglichkeiten an, lassen sich diese Informationen ideal mit Nutzerdaten der eigenen Webseite verbinden. „Auf einem großen analogen Messestand kann der Vertrieb nur schwer überblicken, wie viele Personen und Unternehmen sich für die präsentierten Leistungen interessieren. Aber digital lässt sich so etwas viel leichter nachvollziehen und nutzen. Das ist ein großer Vorteil von Online-Messen“, so Event-Experte Städtler.

So können Unternehmen beispielsweise herausfinden, für welche Produkte sich Messebesucher:innen im Vergleich zu den normalen Webseite-Nutzer:innen besonders interessieren. Diese Insights lassen sich für virtuelle Verkaufsgespräche oder für die Produktion neuer Web-Inhalte wie etwa Erklär-Videos oder interaktive Produktdarstellungen nutzen. Und wenn Unternehmen für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten auf ein vollintegriertes ERP-System setzen, laufen alle Daten dort zentral zusammen.

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