Preiswerte Produkte, aber hohe Prozesskosten? Viele Großhändler sind stetig auf der Suche nach den günstigsten Lieferanten mit der größten Produktauswahl. Sie vergessen aber oft, die eigenen Beschaffungsprozesse zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem effizienten Procure-to-Pay-Prozess, der beim Lagerabgleich beginnt und bei der Rechnungsablage endet. Lernen Sie hier, wie zentrale Cloud-ERP-Systeme Sie dabei unterstützen.

Lieferantenbeziehungen verwalten, Zuliefererangebote vergleichen, Waren bestellen und prüfen, fehlerhafte Produkte beanstanden und schlussendlich Rechnungen bearbeiten: Zwischen Warenbedarf und Bezahlung liegen im Großhandelseinkauf einige Zwischenschritte, die sich in Aufwand und Komplexität unterscheiden. Manches kann flott von einem Mitarbeitenden übernommen werden, andere Teilprozesse binden viele Ressourcen und benötigen eine fehlerfreie Dokumentation.

Wenn einzelne Abteilungen zusätzlich in unterschiedlichen Systemen arbeiten, wird der sogenannte Procure-to-Pay-Prozess zur Herausforderung für alle Beteiligten. Ein klassisches Beispiel: Der Umgang mit eingehenden Rechnungen. Trotz zahlreicher digitaler Lösungen reichen die Kolleg:innen der Warenannahme noch immer Rechnungen im Papierformat weiter, die anschließend in der Buchhaltung nach Genehmigung und Zahlung abgeheftet oder nachträglich digitalisiert werden.

Ist das effizient? Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Großhändler solche Prozesse optimieren können, warum der Beschaffungsprozess in vier Phasen betrachtet werden sollte und warum ein zentrales Cloud-ERP-System als unternehmensübergreifende Plattform für einen reibungslosen Einkauf so wichtig ist.

Was bedeutet Procure to Pay genau?

Procure to Pay, oder auch Purchase to pay, beschreibt den Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung. Mit inbegriffen in diesem Prozess sind neben Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Qualitätskontrolle und Bezahlung auch die internen Prüf- und Freigabeprozesse, die in diesem Kontext anfallen.

Übrigens: Im Fachjargon wird „Procure to Pay“ häufig mit „p2p“ abgekürzt – genau wie der Begriff „peer to peer“, der etwa in der IT für die Kommunikation zwischen zwei Rechnern steht. „Peer to peer“ und „Purchase to pay“ haben inhaltlich jedoch nichts miteinander zu tun, sie teilen sich nur die gleiche Abkürzung.

Wenn Betriebe wachsen, dadurch mehr Bedarfe decken müssen und somit mehr Personal benötigen, wird es für Einkaufsabteilungen besonders herausfordernd. Denn umso größer das Unternehmen, desto komplexer in der Regel auch der Beschaffungsprozess, weil sich die Aufgaben auf mehrere Köpfe verteilen und interne Beschaffungswege verlängert werden. Als Folge benötigen Bearbeitungszeiten einzelner Aufträge mehr Zeit, während gleichzeitig Transparenz schwindet und die Chance auf Medienbrüche steigt. Um diesen p2p-Ablauf zu optimieren, lohnt es sich, die einzelnen Schritte im Beschaffungsprozess als einzelne Phasen genauer zu betrachten.

Phase 1: Die Abläufe vor der Materialbeschaffung

Der Procure-to-Pay-Prozess beginnt, noch bevor der Einkauf die ersten Waren bestellt. In der Phase vor der eigentlichen Beschaffung definieren Großhandelsunternehmen zunächst die Bedarfspositionen, prüfen die Lagerbestände und vergleichen Lieferantenverträge. Erst sobald die Bedarfsplanung abgeschlossen ist, kann der Einkauf mit der Beschaffung starten. Und auch in dieser ersten Phase des p2p-Prozesses lassen sich Zeit und Kosten mithilfe digitaler Lösungen einsparen.

Wenn zum Beispiel Food & Beverage-Großhändler ihre Waren schützen und sie frisch an ihre Kundschaft verkaufen, müssen Einkäufer:innen Mindesthaltbarkeitsdaten schon bei der Bedarfs- und Lagerplanung berücksichtigen und sie zu jeder Zeit dem Vertrieb mitteilen können. Hier kann eine zentrale ERP-Plattform Abhilfe leisten, in dem bei der Planung Ablaufdaten automatisch hinterlegt und sie an alle Prozessbeteiligten – auf Abruf oder per Benachrichtigung – weitergeleitet werden.

Der Einblick in die eigenen Vorräte lässt sich zusätzlich vereinfachen, wenn Lagerbestände im selben ERP-System abgebildet sind und der Einkauf per automatisierter Benachrichtigung erfährt, wann welcher Vorrat aufgebraucht ist.

Phase 2: Der Einkaufsprozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung

Sind Bedarfe geplant und geprüft, folgt anschließend die Auswahl des richtigen Lieferanten. Basierend auf verhandelten Verträgen und Kriterien wie Lieferantenstandort oder maximaler Bestellmenge entscheidet sich der Einkauf für den passenden Produzenten. Ist die Auswahl intern abgestimmt, erfolgt die Beschaffung, die der Zulieferer mit einer Bestellbestätigung zusagt.

In dieser Phase vereinfachen Cloud-ERP-Systeme vor allem die interne Abstimmung der Lieferantenauswahl sowie die automatisierte Ablage der Bestellung im Warensystem. Wenn alle Entscheidungsebenen im gleichen ERP-System arbeiten, können sie dort direkt offene Anfragen einsehen und sie schnell bestätigen – sogar am Smartphone. Der Einkauf kann in diesen Anfragen zudem den Austausch mit den Lieferanten hinterlegen, so dass mit einem Klick alle entscheidungsrelevanten Informationen abrufbar sind.

Mühsame Arbeit spart sich der Einkauf zudem, wenn das ERP-System Bestellungen automatisch ablegt und alle Prozessbeteiligten Informationen wie Artikelmenge, Lager- und Warenstandort und Bestelldatum schnell einsehen können. Diese Transparenz auf Knopfdruck ist beispielsweise wichtig, wenn die bestellten Waren im Lager eintreffen und geprüft werden müssen.

Phase 3: Die Rechnungsabwicklung – erst der Qualitätscheck, dann die Zahlung

In dieser Phase reiht sich bei Großhändlern ein manueller Prozess an den nächsten. Nachdem im Wareneingang Kolleg:innen Qualität und Stückzahl der gelieferten Produkte prüfen, wird die zumeist gedruckte Rechnung an die Buchhaltung weitergegeben. Diese muss die Informationen händisch im System eintragen, kontieren und abschließend bezahlen. Die Vielzahl manueller Arbeitsschritte bindet nicht nur zahlreiche Ressourcen, sondern erhöht das Fehlerrisiko. Das wiederum verlängert Bearbeitungszeiten und kann in gravierenden Fällen Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen.

Auch hier vereinfachen digitale ERP-Systeme wesentliche Arbeitsschritte. Sie ermöglichen eine leichtere Überwachung des Cashflows, indem ausstehende Rechnungen, verfügbare Skonti und Fälligkeitstermine zentral gespeichert werden. Darüber hinaus bieten einige Systeme eine Scanfunktion mit optischer Zeichenerkennung an, mit der sich gedruckte Rechnungen mit wenigen Klicks digital bearbeiten lassen.

Phase 4: Wie lässt sich der Einkaufsprozess verbessern?

Mit einem modernen, cloudbasierten ERP-System optimieren Großhändler ihren Procure-to-Pay-Prozess und sparen sich entlang des gesamten Einkaufsprozesses wertvolle Zeit. Sind alle Informationen in einem digitalen System gespeichert, ermöglicht das enorme Potenziale in der Datenauswertung und Kundenbindung.

Fazit: Zentrale ERP-Systeme vereinfachen und beschleunigen interne Beschaffungsprozesse

Sind alle Beschaffungsphasen in einem Tool verbunden, können viele Aufgaben automatisiert erledigt, Bestellungen per Mausklick freigegeben und Rechnungen schneller beglichen werden. Um die Potenziale voll auszuschöpfen, benötigen Großhändler eine Software, die sich an branchenspezifische Voraussetzungen einfach anpassen lässt und jede Phase des Procure-to-Pay-Prozesses abbilden kann. Profitieren Sie von den Vorteilen der Lexbizz Cloud-ERP-Lösung und wechseln Sie noch heute zum deutschen Testsieger – der 360°-Unternehmenssoftware für den Großhandel.

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