Die Abhängigkeiten aufgrund globalisierter Märkte nehmen zu und UnternehmerInnen wissen heutzutage weniger denn je, welche Veränderungen in Zukunft auf sie zukommen werden. Ob Corona oder Brexit, es scheint, als gebe es nur eine Gewissheit: Die Taktung von kritischen Situationen ist hoch, politische oder wirtschaftliche Entscheidungen kaum absehbar. Und trotzdem ist es möglich und geradezu notwendig sich zu wappnen: Moderne Cloud-ERP-Systeme ermöglichen schnelles Reagieren und effiziente Prozesse, die Kosten sparen. Wir haben vier aktuelle Fallbeispiele zusammengestellt.

In den letzten Jahren standen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen, auch aktuell reißt der Krisen-Modus nicht ab. Ob Corona oder Brexit, immer wieder tauchen belastende Situationen auf, die Ungewissheit für das Geschäft bedeuten. Droht eine zweite Welle, ist ein weiterer Lockdown unumgänglich und wie wird der Brexit zusätzlich das wirtschaftliche Klima in der EU prägen?

Flexibilität für Krisenzeiten

Die Maßnahmen gegen die Verbreitung des Virus und auch der Brexit können die rechtlichen Rahmenbedingungen verändern. Für Unternehmen bedeuten Änderungen möglicherweise auch, dass Systeme und Prozesse angepasst werden müssen. Bestehen beispielsweise Geschäftsbeziehungen nach UK, sind Unternehmen besonders wachsam, weil Änderungen mit Mehraufwand zusammenhängen können.

1. Auswirkungen des Brexits: So gewährleisten Unternehmer Rechtssicherheit

Großbritannien ist einer der wichtigsten Märkte für den deutschen Mittelstand, aber das könnte sich nach dem Brexit ändern. Zölle und Steuern könnten den Warenaustausch verteuern, dann drohen zudem längere Lieferzeiten durch eine verzögerte Zollabfertigung. Die ersten Schritte für den Brexit sind getan – das Vereinigte Königreich ist seit dem 1. Februar 2020 kein Mitglied der Europäischen Union mehr, wird aber zumindest umsatzsteuerlich vorerst noch bis zum 31.12.2020 weiter wie ein Mitgliedsstaat behandelt.

Der aktuell laufende, sogenannte „Übergangszeitraum I“ endet nach derzeitigem Stand zum Jahreswechsel, eine Verlängerung (bis max. auf zwei Jahre) ist jedoch noch immer ungewiss. Ebenso steht die Einigung auf ein Freihandelsabkommen und einheitliche rechtssichere Regelungen noch in den Sternen. Die Verlängerung des „Übergangszeitraum I“ ist bis 31.12.2022 noch möglich. Verhandlungen gestalten sich jedoch nach wie vor schwierig und noch immer droht theoretisch der „worst case“, ein ungeregelter Austritt.

Unterstützung über den Umgang mit dem Brexit bekommen Unternehmen durch Beratungsangebote von Verbänden, Kammern, Zoll und Behörden.

  • Je nach anstehenden steuerrechtlichen Änderungen (wie beispielsweise Umsatzsteuer), müssen Systeme wie Buchhaltungssoftware umgestellt werden – nach derzeitigem Stand ab 1. Januar 2021.

Bei Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen und Privatpersonen mit Ansässigkeit im Vereinigten Königreich, muss nach Ablauf des Übergangszeitraums hinterlegt sein, dass es sich hier um Geschäftsbeziehungen zu einem Drittland handelt (Nicht-EU-Mitgliedsstaat).

  • Hier besteht der große Vorteil einer Cloud-ERP, dass diese Änderungen im System nicht selbst vorgenommen, sondern von dem ERP-Anbieter oder Partner zentral gesteuert werden.

Verlässt Großbritannien den Binnenmarkt, sind die Lieferbedingungen zu prüfen und anzupassen, um längere Lieferzeiten zu Kunden zu berücksichtigen. Gleichzeitig sollten etwaige Umsatzeinbußen durch den verteuerten Warenaustausch einkalkuliert werden – dabei kann eine Cloud ERP helfen, weil Sie wichtige Daten sammelt, die Sie stets verfolgen können.

2. Anbieterseitige Umstellung: Das Beispiel Mehrwertsteuersenkung

Zuletzt zeigte sich, wie hilfreich ein ERP-System sein kann, als die Mehrwertsteuer von 19 % auf 16 % reduziert wurde. Betriebe ohne die Software ächzten, der Mehraufwand sei riesig und teuer – eine richtige Herausforderung war es für viele Unternehmen, ohne ein ERP-System die vorübergehende Senkung umzusetzen.

  • Mit einem Cloud-ERP-System hingegen wird der Löwenanteil für die Umstellung von einem Anbieter wie lexbizz direkt übernommen. Durch automatisierte Prozesse ist die Software immer auf dem neusten Stand und dadurch gewinnen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, Personalaufwand und Kosten halten sich in Grenzen.

3. Kostendruck in der Krise: Kosten sparen durch ein Cloud-ERP-System

Vor allem die Corona Krise bekommen Unternehmen teuer zu spüren. Je nach Branche bleiben Aufträge aus, häufig ist Kurzarbeit angesagt und Firmen müssen sparen. Gerade unter Kostendruck werden Sparpotenziale gesucht – dabei sollten beispielsweise IT-Kosten nicht außer Acht gelassen werden. Denn die jährlichen Aufwendungen für Servertests und Wartungen, Updates und auch die personellen Ressourcen schlagen in vielen Unternehmen zu Buche.

  • In ungewissen Krisenzeiten erscheinen Investitionen zunächst fragwürdig, weil Sparen angesagt ist. Doch gerade jetzt rechnet sich die Anschaffung eines Cloud-ERP-Systems für die meisten Unternehmen durch die Effizienzsteigerung, die sie durch die Optimierung und Automatisierung von Kernprozessen gewinnen. Laut einer aktuellen Anwenderstudie von IDG Research, die lexbizz gemeinsam mit der COMPUTERWOCHE und CIO realisiert hat, planen mittelständische Unternehmen trotz Corona innerhalb der nächsten 12 Monate ein ERP-System einzuführen oder in ihr Bestehendes zu investieren. Die Mehrheit setzt hierbei auf eine Cloud-Lösung. Zentrale Argumente sind, dass in Zukunft kaum mehr Kosten für die eigene Server-Hardware, Updates, Wartung und IT-Personal anfallen. Bessere Services auch gegenüber Kunden lassen sich zwar nur schwer messen, sind aber ein bekannter langfristiger Effekt, den ERP-Systeme mit sich bringen.

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4. Remote Working: So bleiben Mitarbeiter in Krisenzeiten flexibel

Es gibt aber natürlich nicht nur den finanziellen Aspekt. Corona hat gezeigt: Auch aus dem Homeoffice, oder mobil von unterwegs arbeiten zu können, ist sinnvoll. Auf das Netzwerk des Unternehmens kann mit nur einem Klick und unabhängig vom Endgerät zugegriffen werden. Das ist nicht nur attraktiv für Arbeitnehmer, weil es Leichtigkeit in die Prozesse bringt. Die Digitalisierung hat durch den Lockdown überhaupt einen enormen Schub und neue Bedeutung erhalten. Ein Cloud-ERP-System bildet eine gute Ausgangslage für weitere moderne Arbeitsweisen.

  • Gerade mit einem Cloud ERP-System können Mitarbeiter von unterwegs arbeiten. Zeitverluste durch doppelte Bearbeitung von Dokumenten oder Abläufen sind hinfällig. Sämtliche Stakeholder können miteinander vernetzt werden. Das gemeinsame Bearbeiten in Echtzeit steigert die Schnelligkeit, ein paralleler Zugriff auf Dokumente reduziert Wartezeiten.

Die Lösung für ungewisse Zeiten: Cloud-ERP-Systeme entlasten und sorgen für Flexibilität

Es liegt folglich auf der Hand, dass die wirtschaftlichen Herausforderungen in der heutigen Zeit einmal mehr für Systeme und Software sprechen, die kostensparend wirken und Schnelligkeit sowie Sicherheit garantieren. Der neuen Generation ERP-Systeme ist es nicht nur möglich, gesetzliche Änderungen unkompliziert umzusetzen, sogar Trends und Handlungsoptionen werden durch Datenanalysen verdeutlicht. Es ist also Zeit sich zu wappnen und ein modernes Cloud-ERP-System einzuführen, für effizientere Prozesse, transparentere Liquiditätsplanungen und das mit Daten, die in Echtzeit überblickt werden können. Von überall und mit jedem Endgerät.